Señores:
OFERENTES
La Industria Militar da respuesta a las observaciones formuladas al proceso invitación pública a ofertar 092/2017, proyecto 6807 para el Servicio de vigilancia y seguridad privada y escolta a mercancías en la Industria Militar, así:
1. Observaciones presentadas por la Sra. Andrea Paola Latorre Nieto, el día 26 de junio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimientos 02.421.323 y 02.421.324, así:
Observaciones:
“…1. En el item IAP 15.1, solicita para la acreditación de la conformidad técnica la presentación de 3 certificaciones de experiencia "cuyo objeto sea EL SUMINISTRO DE REPUESTOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO PARA EQUIPOS DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA COMO: (CCTV – CONTROLES DE ACCESO – ALARMAS, ETC). solicito amablemente a la entidad se incluya dentro de dichas certificaciones el SUMINISTRO, INSTALACIÓN Y MANTENIMIENTO de la siguiente forma: 1. Suministro, Instalación y mantenimiento de alarmas.
2. Suministro, Instalación y Mantenimiento de CCTV.
3. Suministro, Instalación y Mantenimiento de Control de acceso Keyscan y Zebra
3. Suministro e instalación de repuestos de los Equipos de Seguridad Electrónica de acuerdo a lo requerido en los Códigos S215-0006 - S215-0016 - S215-0019.."
Esto debido a que en su mayoría los contratos de suministro e instalación solicitan el mantenimiento de los equipos por el tiempo de la garantía, sin que este sea el objeto principal del mismo, en la mayoría de casos por un termino de al menos 3 años la cual es una experiencia suficiente y directamente relacionada al objeto principal de esta contratación. De igual forma esto permite la pluralidad de marcas y oferentes.
Buena noches, solicito amablemente a la entidad, aclarar el requerimiento establecido en el item IAP 30.2, donde solicita:
"Para lo anterior el oferente deberá anexar en la propuesta una certificación debidamente firmada y autenticada donde se comprometa a cumplir lo ofrecido"
Solicito amablemente a la entidad se aclare si el documento debe ser autenticado ante notaria?”
Respuesta a la observación:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no da respuesta a las observaciones teniendo en cuenta que no tienen relación con el proceso de la referencia.
2. Observación presentadas por la firma Seguridad Record de Colombia Ltda., el día 28 de junio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.423.355, así:
“Teniendo en cuenta que la entidad tiene previsto en la oferta económica evaluar este aspecto a MENOR VALOR, nos permitimos solicitar, replantear y/o modificar este factor de evaluación para garantizar así la transparencia e imparcialidad.
A lo largo de la historia en materia de contratación estatal, la media aritmética y geométrica ha demostrado ser la manera más equitativa y transparente para la asignación de puntaje en aspectos económicos; pues en esta se beneficia tanto el oferente como la Entidad en cuanto a la selección y la calidad del servicio ofrecido y el equilibrio contractual no se verá afectado en manera alguna; más aun teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal.
Esta observación ha sido acogida por la mayoría de Entidades a fin de evitar un empate predecible.
Esto ha evitado a las entidades un sinnúmero de observaciones para tratar de eliminar a los demás proponentes o un debate sin fin acerca de las calidades de las mipymes en un menos valor. Dejando así en el azar una muestra de imparcialidad y transparencia en la forma de selección del futuro contratista”.
Respuesta a la observación:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene la evaluación económica establecida en las bases de la referencia.
3. Observaciones presentadas por la firma Protevis Ltda., el día 28 de junio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.423.786, así:
Observación 1:
“… Establece el proyecto de pliego de condiciones, en el numeral IAP 6.3. que el plazo de ejecución del contrato es de 10 meses contados desde el día 1 de Octubre 2017 hasta el 31 de Julio de 2018, previa firma y legalización del contrato, mientras que el numeral IAP 6.4 establece que el término de duración del contrato es: Once (11) Meses contados a partir de la firma, legalización del contrato. Y el numeral IAP 31.2 establece que el calculo es para 12 meses, por lo que solicitamos se aclare el término de ejecución del contrato que se pretende celebrar”.
Respuesta a la observación 1:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar aclara que se debe diferenciar entre el plazo de ejecución y el plazo de duración del contrato.
El plazo de ejecución dentro de un contrato equivale al periodo en el cual el contratista debe cumplir con el objeto contractual el cual inicia cuando las garantías hayan sido aprobadas, se ha realizado el correspondiente registro presupuestal, (Numeral 88.2 del manual de contratación de la Entidad), y en este caso una vez se suscriba el acta de inicio, mientras que el plazo de duración del contrato se cuenta desde el día de su perfeccionamiento y cubre el tiempo que estipulen las partes, este término debe ser mayor al de ejecución antes del vencimiento, permitiéndole a las partes modificar el tiempo de ejecución, modificar las estipulaciones contractuales que se requieran para el cumplimiento de objeto contractual, y que el supervisor del contrato verifique y solicite reportes de no conformidad los cuales deben ser atendidos por el contratista en dicho lapso, dichas modificaciones no son posibles una vez se termine el plazo de duración del contrato.
El plazo de liquidación del contrato tiene como objetivo principal, que las partes definan sus cuentas, que decidan en qué estado queda después de cumplida la ejecución de aquél; que allí se decidan todas las reclamaciones a que ha dado lugar la ejecución del contrato, y por esa razón es ese el momento en que se pueden formular las reclamaciones que se consideren pertinentes. La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, por ende no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese momento.
Teniendo en cuenta la explicación anterior, para el caso en particular, se mantiene incólume es decir de diez (10) meses contados desde el día 01 de octubre de 2017 hasta el 31 de julio de 2018, previa firma de acta de inicio y legalización del contrato
Se aclara el plazo de duración en ONCE (11) MESES, contados a partir de la firma del contrato.
El plazo de liquidación será de cuatro (4) meses siguientes al vencimiento de su duración.
Observación 2:
“Solicitamos se aclare en lo que respecta al numeral IAP 17.1 si para efectos del Escolta y los vigilantes, los mismos deben ser acreditados por la firma adjudicataria del contrato, en atención a que para los vigilantes se habla de una carta de compromiso mientras que para el escolta no indica si es el proponente o el contratista”.
Respuesta a la observación 2:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia.
Observación 3:
“Establece el numeral IAP 30.2 que el valor de la oferta otorgará el máximo puntaje a quien cotice el menor precio.
Lo anterior, quiere decir que favorece a quien oferte el MENOR VALOR TOTAL, por lo que de manera respetuosa solicito, para el caso de presentarse cooperativas de trabajo asociado, las mismas sean evaluadas en igualdad de condiciones a las empresas de vigilancia, teniendo en cuenta que aun cuando las mismas tengan el lleno de lo requisitos exigidos en el pliego de condiciones siempre se verán en desventaja frente a las cooperativas, toda vez que las mismas pueden ofertar hasta un 10% menos del valor mínimo que puede cobrar una empresa de vigilancia.
Es decir, que las cooperativas tendrán la primera opción y serán ellas las que obtendrán el mayor puntaje, situación que nunca podrá igualar una empresa de vigilancia.
Por los motivos antes expuestos, reitero mi solicitud, se equiparen los precios que pueden ofrecer tanto las cooperativas como las empresas de vigilancia, en aras de preservar y dar cumplimento al principio de igualdad y libre concurrencia entre los oferentes que quieran participar en el proceso de selección y en concordancia con el artículo 10 de la Ley 1150 de 2007 del tratamiento para las cooperativas.
Recordemos lo que indica la normatividad legal vigente al respecto:
“LEY 1150 DE 2007 ARTÍCULO 10. TRATAMIENTO PARA LAS COOPERATIVAS Y ASOCIACIONES DE ENTIDADES TERRITORIALES.
Las cooperativas, las asociaciones conformadas por entidades territoriales y en general los entes solidarios de carácter público estarán sometidos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. La celebración de contratos de entidades estatales con asociaciones o cooperativas de entidades territoriales y en general con entes solidarios, se someterá a los procesos de selección de que trata la presente ley, en los que participarán en igualdad de condiciones con los particulares”. (negrilla y subrayado fuera de texto)
En consecuencia, reiteramos que la oferta económica sea equiparada en cuanto a las tarifas mínimas reguladas, es decir que se otorgaran un máximo de 60 puntos a la oferta de menor valor, siempre y cuando cumpla con el mínimo establecido por el Ministerio de Defensa Nacional en el decreto 4950 de 2007 para la vigencia 2016, en caso de presentarse cooperativas de trabajo asociado se les evaluara en igual condición que las empresas de vigilancia, teniendo en cuenta que las tarifas de los servicios se encuentra reguladas”.
Respuesta a la observación 2:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene la evaluación económica establecida en el proceso de la referencia.
4. Observaciones presentadas por la Sra. Paula Marcela Moreno, el día 28 de junio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.424.059, así:
Observación 1:
“… para el caso de acreditación del coordinador, escoltas y vigilantes , no vemos claro la cantidad de hojas de vida que requieren para la habilitación”.
Respuesta a la observación 1:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que se mantiene lo requerido en las bases del proceso de la referencia.
Observación 2:
“en el caso de las visitas técnicas de los municipio de buenaventura, sibate y melgar, estas visitas estan programadas a la misma fecha y hora establecida en el pliego de condiciones”.
Respuesta a la observación 2:
La Industria Militar aclara que la visita técnica se llevó a cabo el día 30 de junio de 2017 a las 10:00 horas, de acuerdo a lo establecido en las bases del proceso de la referencia, la cual no era de carácter obligatorio.
Observación 3:
“Solicitar a la entidad prorrogar la fecha de cierre del proceso…”.
Respuesta a la observación 3:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que a través de adendas ha prorrogado el cierre del proceso de la referencia para el día 14 de julio de 2017 a las 14:00 horas.
5. Observación presentada por la Sra. Martha Giovanna Portilla S., el día 29 de junio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.424.174, así:
Observación 1:
“…CRITERIOS DE EVALUACION DE LA OFERTA, subnumeral 2. Método de supervisión y control del servicio para garantizar el cumplimiento de las obligaciones. 2. Método de supervisión y control del servicio para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del prestador del servicio a través de las cantidades de revistas realizadas por el supervisor a los puestos de vigilancia en el día y la noche en cada Unidad de negocio (Oficinas centrales – FAGECOR – FEXAR- FASAB). Para lo anterior, el representante legal deberá certificar por escrito y debidamente firmado, las cantidades de revistas a realizar. “El oferente que ofrezca más cantidades de revistas, Obtendrá Ciento cincuenta (150 Puntos)”. Agradecemos a la Entidad se estudie la posibilidad de colocar un “techo” frente a este criterio, teniendo en cuenta que los ofrecimiento de extensión ilimitada no permite una selección objetiva de la oferta.
Lo anterior teniendo en cuenta, que como la Entidad lo conoce, nuestro gremio tiene precios regulados, por lo tanto este criterio es subjetivo al establecer ofrecimientos de extensión ilimitado”.
Respuesta a la observación 1:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que se acepta la observación y modifica las bases del proceso de la referencia las IAP 30.2 y 31.2 a través de adenda, la cual se publicará en la página web de la entidad y en el SECOP.
Observación 2:
“Acreditación de Supervisores, Coordinador, Escolta y Vigilantes. Agradecemos a la Entidad se estudie la posibilidad de que no se deban acreditar hojas de vida dentro de la propuesta, teniendo en cuenta que en el caso de mi Representada a excepción del actual contratista puede acreditar las hojas de vida, pero en caso de adjudicación este no será el personal que laborara en el contrato, teniendo en cuenta que las Empresas de Vigilancia no contamos con “stock” de vigilantes, para una mera expectativa de participación…”.
Respuesta a la observación 2:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia.
6. Observaciones presentadas por el Sr. William Restrepo Espinosa, el día 29 de junio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.424.287, así:
Observación 1:
“… Nos permitimos solicitarle a la entidad no solicite que en la certificación de sanciones se indique que en los últimos cinco (5) años no han sido sancionados, toda vez que desde el mes de noviembre la Superintendencia empezó a expedir estar certificaciones sin indicar anterioridad”.
Respuesta a la observación 1:
Una vez revisada la observación, la Industria Militar informa que se tendrá en cuenta la circular N° 20167200000125 del 23 de junio de 2016 en su último parágrafo, al momento de analizar y estudiar las multas y sanciones vigentes durante los últimos 5 años. Lo anterior de acuerdo a lo requerido en la IPO 092/2017 Proyecto 6807/2017.
Observación 2:
“…Para el numeral CAPACITACION DEL PERSONAL. Solicitamos respetuosamente a la entidad aclarar en dicho numeral, si las PROFUNDIZACIONES son en entidades oficiales o solicitamos a la entidad permitan se acredite este numeral por medio de curso de Especialización en Entidades Oficiales…”.
Respuesta a la observación 2:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia.
7. Observaciones presentadas por la Sra. Erika Johanna Pérez, el día 30 de junio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.425.932, así:
Observación 1:
“… NUMERAL 6.3 EJECUCION: Aclarar el plazo de ejecución, ya que en este numeral confirman que son 10 meses y en el anexo 4 “cuadro de oferta económica” hacen referencia a 12 meses”.
Respuesta a la observación 1:
Una vez revisada la observación, la Industria Militar aclara que el plazo de ejecución establecido por la entidad, es el indicado en la IAP 6.3 de las bases del proceso de la referencia, correspondiente a "Diez (10) meses contados desde el día 1 de octubre de 2017 hasta el 31 de julio de 2018, previa firma y legalización del contrato".
Observación 2:
“NUMERAL 30.2 CRITERIOS DE EVALUACION DE LA OFERTA: Método de supervisión y control del servicio; Teniendo en cuenta que otorgan el máximo de 150 puntos a quien ofrezca el mayor número de revistas de supervisión, solicitamos establezcan un rango con el fin que el ofrecimiento no se convierta de extensión ilimitada, o establezca otro método para para la asignación de este puntaje, como por ejemplo el uso de herramientas tecnológicas para garantizar la supervisión y su verificación en tiempo real”.
Respuesta a la observación 2:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que se acepta la observación y modifica las bases del proceso de la referencia las IAP 30.2 y 31.2 a través de adenda, la cual se publicará en la página web de la entidad y en el SECOP.
Observación 3:
“EXPERIENCIA: Con respecto al requisito de acreditar experiencia en las ciudades de ejecución del servicio, solicitamos aclarar si se extiende a la ciudad capital, como por ejemplo Buenaventura – Cali; Melgar – Ibagué, y así sucesivamente; igualmente permitir que en conjunto con las 4 certificaciones se pueda acreditar la totalidad de las ciudades; o en su efecto se permita acreditar contratos en ejecución con un porcentaje superior al 50%”.
Respuesta a la observación 3:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia.
8. Observaciones presentadas por la Sra. Paula Marcela Moreno, el día 4 de julio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.426.393, así:
Observación 1:
“…CERTIFICADO DE ESTADO DE LOS SERVICIOS DE VIGILANCIA Y RESPECTO A LAS MULTAS Y SANCIONES: La entidad solicita que este certificado sea de los últimos 5 años; En cuanto a la certificación de multas y sanciones 'de los últimos cinco (5) años, la Superintendencia en circular N° 20167200000125 del 23 'de junio de 2016, se pronunció de la siguiente mantera en lo contenido del último párrafo de la citada circular: "se suprime la siguiente frase, contenida en la Circular Externa número 2014700000375 de 2014: "El estado de los servicios de vigilancia y seguridad privada, respecto de las multas y sanciones (exclusivamente durante los últimos cinco años)".
Teniendo en cuenta lo anterior solicitamos respetuosamente a la Entidad, eliminar la frase "donde conste tener o no tener sanciones vigentes durante los últimos cinco (5) años" (Cursiva por fuera. del texto original)”.
Respuesta a la observación 1:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que se tendrá en cuenta la circular N° 20167200000125 del 23 de junio de 2016 en su último parágrafo, al momento de analizar y estudiar las multas y sanciones vigentes durante los últimos 5 años. Lo anterior de acuerdo a lo requerido en las bases del proceso de la referencia.
Observación 2:
“La entidad establece que el proponente debe tener PRINCIPAL en la ciudad de Bogota – al respecto me permito solicitar respetuosamente permitir que los proponentes podamos acreditar agencia o sucursal a nivel nacional, y sucursal y/o agencia en bogota con esto no se limita la participación y se permite un proceso plural y en igualdad de condiciones.
Es preciso resaltar que la misma superintendencia en el decreto Ley 356 de 1994, habilita a los servicios de vigilancia a operar sin restricciones en todo el territorio nacional, no obstante estipula de igual manera que en el desarrollo de su artículo 13 del decreto 356 de 1994 y el artículo 5° del decreto 2187 de 2001, las empresas de vigilancia y seguridad privada debidamente autorizadas que, de acuerdo con la complejidad de la operación del servicio, requieran establecer una sucursal o agencia, deberán solicitar autorización ante la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada. (Ver numeral 3 de la circular externa 001 de enero de 2012); ahora bien a párrafo seguido la misma circular menciona:
“En aquellos casos donde exista una corta distancia entre el centro de operaciones y el lugar de prestación del servicio o se pueda garantizar un adecuada ejercicio de la supervisión y reacción de situaciones de amenaza, no es necesaria la apertura de una agencia o sucursal “
En el caso particular de nuestra firma, contamos con sucursal y agencias en la ciudad de Bogota y las principales ciudades de Colombia, debidamente autorizada por la superintendencia de vigilancia y seguridad privada y registrada ante la cámara de comercio y licencia de funcionamiento, desde la cual se puede garantizar un adecuado ejercicio de la supervisión como lo estipula la superintendencia”.
Respuesta a la observación 2:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia.
Observación 3:
“en cuanto a los requerimientos contractuales, son necesarios adjuntarlos a la propuesta?…”.
Respuesta a la observación 3:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que se deben adjuntar los documentos requeridos en las bases del proceso de la referencia.
9. Observaciones presentadas por la Sra. Sandra Milena Niño Martínez, el día 5 de julio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.428.023, así:
Observación 1:
“…Literal E. Requisitos para participar
· CERTIFICACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA.
Con respecto a la solicitud de la Certificación de Sanciones durante los últimos cinco años, nos permitimos solicitar, dar aplicación a lo señalado en la Circular 20167200000125 del 23 de junio de 2016, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada, donde eliminan la palabra “de los últimos cinco años”, por tanto actualmente las certificaciones de multas y/o sanciones solo indican si la empresa ha sido o no sancionada”.
Respuesta a la observación 1:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar aclara que se tendrá en cuenta la circular N° 20167200000125 del 23 de junio de 2016 en su último parágrafo, al momento de analizar y estudiar las multas y sanciones vigentes durante los últimos 5 años. Lo anterior de acuerdo a lo requerido en la IPO 092/2017 Proyecto 6807/2017.
Observación 2:
“…Literal E. Requisitos para participar
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO
La Entidad requiere “En lo que respecta esencialmente a las empresas de vigilancia y seguridad privada deben estar registradas y autorizadas por la Supervigilancia, al igual que las Sucursales y Agencias que se requieran dentro del territorio nacional, previamente autorización de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para lo cual tendrán que acreditar la información sobre certificado de existencia, representante legal y el personal directivo de la sede principal y de las sucursal o agencia, registro de cámara de comercio, así: Principal Bogotá, cubra Bogotá, Soacha, Sibaté y Sucursales o Agencias en Melgar o Ibagué (Tolima); Sogamoso o Tunja (Boyacá) y Buenaventura o Cali (VALLE), con el propósito de que haya una corta distancia del centro de operaciones y el lugar de prestación del servicio que pueda garantizar un adecuado ejercicio de la supervisión y administración.” (En Negrilla subrayado fuera de texto).
Conforme a dicho requerimiento, nos permitimos solicitar con todo respeto y amparados bajo los principios de igualdad y selección objetiva, no se limite la participación de los proponente estableciendo como requisito inicial que cuenten con Domicilio Principal en la Ciudad de Bogotá, pues muchas empresas cuentan con la Infraestructura Operativa y Administrativa suficiente para dar respuesta a las necesidades de los clientes que tienen Sucursales en la Ciudad de Bogotá, por lo cual solicitamos se acepte a quienes cuentan con Sucursal para la Ciudad de Bogotá y que esta misma soporte los Servicios de Melgar y Sogamoso, puesto que las distancias no superan más de 3 Horas para la reacción desde la Ciudad de Bogotá, más cuando en éstas Dependencias se requieren Supervisores adicionales a los del Dispositivo.
Por otra parte y en caso de que la Entidad requiera que se deba contar con oficinas en estos Municipios, solicitamos se acepte un compromiso de Apertura de Agencia en caso de resultar adjudicatarios”.
Respuesta a la observación 2:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia.
Observación 3:
"Literal E. Requisitos para participar
· ACREDITACIÓN DE LOS SUPERVISORES
La Entidad establece que para el cumplimiento del Numeral en mención se deben aportar por lo menos 10 Hojas de Vida de Supervisores contratados con las Empresas que presentarán las ofertas, conforme a dicho requisito solicitamos que con una manifestación del Representante Legal en la cual se comprometa a que el personal que desempeñará este cargo en el contrato adjudicado cumplirá con dicho perfil se cumpla con el requisito, esto con el fin de evitar en el proceso de verificación por parte de los proponentes observaciones malintencionadas que intenten confundir al Comité Evaluador, adicional a lo anterior y con el fin de conservar las Normas Ambientales".
Respuesta a la observación 3:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia.
Observación 4:
"Literal E. Requisitos para participar
· ACREDITACIÓN DE LOS SUPERVISORES
En dicho numeral encontramos la siguiente condición: “Además, fuera de lo anterior, el oferente deberá anexar una certificación debidamente firmado por el representante legal, donde manifieste el cabal cumplimiento de que en caso de Salir favorecido pondrá a disposición para el contrato como mínimo 6 supervisores (2 PARA FAGECOR – 2 PARA FEXAR – 2 OFICINAS CENTRALES), en Melgar, Buenaventura y Sogamoso, un coordinador en cada sitio, para el control, vigilancia y solución de requerimientos que se haga sobre las posibles anomalías que se presenten en el servicio. Anexando hojas de vida y los contratos debidamente legalizados a la Dirección de Seguridad.” (En Negrilla subrayado fuera de texto). Para lo cual nos permitimos solicitar las siguientes aclaraciones a dicho requisito:
a. Estos 6 Supervisores que horario deberán cumplir?
b. Estos 6 Supervisores son de dedicación exclusiva en el horario que ustedes nos suministrarán?
c. Estos 6 Servicios están incluidos dentro del dispositivo a cotizar, ya que éste solo indica servicios de vigilancia?
d. Estos 6 Supervisores son independientes de los Servicios de Ofrecimiento para la Obtención del puntaje en el Método de Supervisión?
e. Adicional a los 6 Supervisores que menciona, también encontramos que solicitan UN COORDINADOR EN CADA SITIO. Estos Coordinadores que horario tendrá?
f. Estos Coordinadores son independientes del Coordinador que la Entidad requiere en el Anexo 7, numeral 6?.
Por lo anterior y en caso de que los servicios mencionados sean de dedicación exclusiva, solicitamos se establezca un rubro en el Presupuesto estimado para el Cobro de los mismos".
Respuesta a la observación 4:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia; aclarando que en ningún momento se está exigiendo supervisores permanentes, se exigen las revistas que contempla en el decreto 356/94 para el control y verificación de los servicios contratados. Con referencia al Coordinador, solo se está exigiendo el que cumple las funciones de Supervisor del contrato.
Observación 5:
“Literal H. Evaluación de las Ofertas
· A. Criterios de Valoración Técnica TRESCIENTOS PUNTOS (300) PUNTOS
“2. Método de supervisión y control del servicio para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del prestador del servicio a través de las cantidades de revistas realizadas por el supervisor a los puestos de vigilancia en el día y la noche en cada Unidad de negocio (Oficinas centrales – FAGECOR – FEXAR- FASAB). Para lo anterior, el representante legal deberá certificar por escrito y debidamente firmado, las cantidades de revistas a realizar. El oferente que ofrezca más cantidades de revistas, Obtendrá Ciento cincuenta (150 Puntos). (En Negrilla subrayado fuera de texto).
Consideramos que la evaluación establecida en este aspecto no acoge el deber de selección objetiva previsto en el Estatuto General de Contratación, de acuerdo con los argumentos que exponemos a continuación:
a.- Los literales a), b) y e) del artículo 24, numeral 50., de la Ley 80 de 1993 disponen:
En los pliegos de condiciones o términos de referencia:
a) Se indicarán los requisitos objetivos necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección.
b) Se definirán reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de la licitación o concurso.
e) Se definirán reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad" (Subrayado por nosotros)
De igual manera el primer inciso del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007 establece:
"Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. (. .. )" (Subrayado por nosotros)
b.- No consideramos que la oferta más favorable en la selección y contratación de empresas de vigilancia y seguridad privada para INDUMIL, sea la del proponente que presente a través de un ofrecimiento la mayor cantidad de revistas, dejando un numeral con una calificación considerable para un ofrecimiento subjetivo, es precisamente esta la manera de determinar un requerimiento acorde a las necesidades particulares de la Entidad, que por lo tanto adquiere todas las condiciones de objetividad previstas en el Estatuto de Contratación Administrativa y por lo cual encontramos que la evaluación actualmente contemplada es subjetiva.
Por lo anterior, solicitamos de manera respetuosa se establezca un parámetro acorde para determinar un ofrecimiento claro y objetivo, estimando una cantidad de rondas idóneas y acordes a los Puntos y lugares de Prestación de los Servicios”.
Respuesta a la observación 5:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que se acepta la observación y modifica las bases del proceso de la referencia las IAP 30.2 y 31.2 a través de adenda, la cual se publicará en la página web de la entidad y en el SECOP.
Observación 6:
"Literal H. Evaluación de las Ofertas
· B. Precio 700 puntos “La tarifa será el equivalente a 8.8 salarios mínimos legales vigentes, sobre el salario Mínimo Legal mensual Vigente (SMLMV) para cubrir el valor del servicio, más el 10% con armas. El A.I.U, se saca sobre el 10% del valor unitario mensual con armas y sobre este valor se aplica el 16% del IVA. (Subrayado por nosotros) Entendemos que por error de transcripción se indicó un porcentaje de IVA errado, teniendo en cuenta que le IVA conforme a lo establecido en el Estatuto Tributarios es del 19%, por lo cual solicitamos que mediante adenda se aclare dicho Porcentaje".
Respuesta a la observación 6:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que acepta la solicitud y que se tendrá en cuenta la observación realizada por el oferente debido al error del porcentaje del IVA que será como lo establece el gobierno del 19 % y no del 16% como allí aparece.
Observación 7:
"Por último y conforme al cronograma del presente proceso, solicitamos se considere la posibilidad de ampliación para la entrega de las Ofertas ya que en el mismo no se estableció fecha para realizar observaciones y respuestas a las mismas".
Respuesta a la observación 7:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que a través de adendas ha prorrogado la fecha para la entrega de las ofertas hasta el día 14 de julio de 2017 a las 14:00 horas.
10. Observación presentada por el Sr. Germán Duque Morales, el día 5 de julio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.428.168, así:
“…De manera respetuosa solicitamos a la entidad establecer un límite en cuanto a la cantidad de revistas realizadas por el supervisor a los puestos de vigilancia en el día y en la noche en cada unidad de negocio, en aras de generar igualdad y no establecer condiciones de extensión ilimitada, solicitamos respetuosamente establecer unos topes de valores para este factor, es decir, a quien acredite 1 (una) visita en el día y 1 (una) en la noche 100 puntos, a quien acredite 2 (dos) visitas en el día y 2 (dos) visitas en la noche 150 puntos…”.
Respuesta a la observación:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que se acepta la observación y modifica las bases del proceso de la referencia las IAP 30.2 y 31.2 a través de adenda, la cual se publicará en la página web de la entidad y en el SECOP.
11. Observaciones presentadas por la Sra. Sandra Montenegro Arango, el día 5 de julio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.428.676, así:
Observación 1:
“…de la manera mas cordial solicito a ustedes aclaración referente la duración del contrato, toda vez que a se informa que la ejecución del contrato sera de 10 meses y en su literal IAP 6.4, se informa que el termino de de duración del contrato sera de 11 meses”.
Respuesta a la observación 1:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar aclara que se debe diferenciar entre el plazo de ejecución y el plazo de duración del contrato.
El plazo de ejecución dentro de un contrato equivale al periodo en el cual el contratista debe cumplir con el objeto contractual el cual inicia cuando las garantías hayan sido aprobadas, se ha realizado el correspondiente registro presupuestal, (Numeral 88.2 del manual de contratación de la Entidad), y en este caso una vez se suscriba el acta de inicio, mientras que el plazo de duración del contrato se cuenta desde el día de su perfeccionamiento y cubre el tiempo que estipulen las partes, este término debe ser mayor al de ejecución antes del vencimiento, permitiéndole a las partes modificar el tiempo de ejecución, modificar las estipulaciones contractuales que se requieran para el cumplimiento de objeto contractual, y que el supervisor del contrato verifique y solicite reportes de no conformidad los cuales deben ser atendidos por el contratista en dicho lapso, dichas modificaciones no son posibles una vez se termine el plazo de duración del contrato.
El plazo de liquidación del contrato tiene como objetivo principal, que las partes definan sus cuentas, que decidan en qué estado queda después de cumplida la ejecución de aquél; que allí se decidan todas las reclamaciones a que ha dado lugar la ejecución del contrato, y por esa razón es ese el momento en que se pueden formular las reclamaciones que se consideren pertinentes. La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, por ende no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese momento.
Teniendo en cuenta la explicación anterior, para el caso en particular, se mantiene incólume es decir de diez (10) meses contados desde el día 01 de octubre de 2017 hasta el 31 de Julio de 2018, previa firma de acta de inicio y legalización del contrato
Se aclara el plazo de duración en ONCE (11) MESES, contados a partir de la firma del contrato.
El plazo de liquidación será de cuatro (4) meses siguientes al vencimiento de su duración.
Observación 2:
“con relación al literal g LOS VIGILANTES HOMBRES DEBERAN SER RESERVISTAS DE PRIMERA CLASE Y CON TODOS LOS ESTUDIOS, solicitamos a la entidad de la manera mas cordial se elimine el requisito de adjuntar las respectivas hojas de vida con sus soportes toda vez que el personal que actualmente se tiene ya estan con clientes actuales por lo tanto en el evento de resultar adjudicatarios con la propuesta presentada, el personal que se adjunto con la propuesta nno sera el que prestará los servicios para INDUMIL, por otra parte este requerimiento da ventaja al proponente actual que es el que tiene todas las hojas de vida de las personas que prestan los servicios para la entidad. por favor permitir acreditar este requisito con un compromiso firmado por el representante legal donde se comprometa a cumplir con el perfil solicitado en caso de resultar adjudicatario”.
Respuesta a la observación 2:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia.
Observación 3:
“solicitamos a la entidad nos permitan realizar una visita técnica a los diferentes puestos donde se prestará el servicio con el animo de poder verificar las condiciones del lugar de prestación del servicio y de esta manera poder examinar si el salario mínimo es suficiente o si por el contrario se requiere del suministro de bono adicionales ejemplo: pasajes para paso en lancha, buses intermunicipales entre otros”.
Respuesta a la observación 3:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud, teniendo en cuenta que en las bases del proceso de la referencia se programó una visita técnica para el día 30 de junio de 2017 a las 10:00 horas y según las actas de vista técnica de parte de la empresa COLVISEG, asistió la señora Dayana Bernal Gómez, quien recibió la información correspondiente.
Observación 4:
“En atención a la nueva normatividad de la supervigilancia donde la certificación de NO sanciones ya no se expide informando las sanciones de los últimos 5 años, solicitamos amablemente la modificación de este documento y que se adjunte como la expide la supervigilancia, es decir que solo informe si cuenta con multas o sanciones”.
Respuesta a la observación 4:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que se tendrá en cuenta la circular N° 20167200000125 del 23 de junio de 2016 en su último parágrafo, al momento de analizar y estudiar las multas y sanciones vigentes durante los últimos 5 años. Lo anterior de acuerdo a lo requerido en las bases del proceso de la referencia.
Observación 5:
“de la manera mas respetuosa solicitamos a la entidad se permita acreditar agencia y/o sucursal, en por lo menos tres ciudades o municipios en donde se prestará los servicio y no limitarlo solicitando que agencia/o sucursal en todos los lugares donde se prestará el servicio”.
Respuesta a la observación 5:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia.
Observación 6:
“Por favor aclarar cuales serán las funciones del escolta, aclarar si este deberá incluir vehículo y de ser asi que clase será”.
Respuesta a la observación 6:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que en las bases del proceso de la referencia, se encuentra la información requerida y mantiene lo establecido en ellas.
Observación 7:
“Rogamos a ustedes prorrogar la fecha de cierre del presente proceso, con el animo de poder elaborar una propuesta técnica y económica responsable”.
Respuesta a la observación 7:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que a través de adendas ha prorrogado el cierre del proceso de la referencia para el día 13 de julio de 2017 a las 14:00 horas.
12. Observación presentada por la firma Atlas Seguridad, el día 5 de julio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.428.715, así:
Observación
“… la presente es con el fin de solicitar modificar el ítem de CAPACITACIÓN DEL PERSONAL donde solicitan:
Para el efecto, el oferente debe anexar Cincuenta (50) fotocopias de certificados de vigilantes con el curso de PROFUNDIZACIÓN, expedidos por Escuelas y/o Departamento de Capacitación debidamente autorizados por la Supervigilancia y que estén vinculados laboralmente con la empresa de seguridad del oferente.
al respecto solicitamos a la entidad modificar este criterio de calificación y se permita acreditar esta capacitación con certificados de especialización, estas condiciones adicionales garantizan la idoneidad de la persona propuesta en el cargo a desempeñar y no limita la participación de los oferentes…”.
Respuesta a la observación:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que no acepta la solicitud y se mantiene lo establecido en las bases del proceso de la referencia.
13. Observación presentada por el Sr. Fabio Amado Ayala, el día 6 de julio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.429.591, así:
Observación 1:
“… En primer lugar y dado que se han presentado diferentes observaciones y que las respuestas que Indumil dé a las mismas afecta la elaboración de las propuestas, solicitamos respetuosamente, se prorrogue la fecha de cierre y entrega de propuestas”.
Respuesta a la observación 1:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar informa que a través de adendas ha prorrogado el cierre del proceso de la referencia para el día 13 de julio de 2017 a las 14:00 horas.
Observación 2:
“En cuanto al ANEXO 4 FORMULARIO DE OFERTA ECONÓMICA, entendemos que se debe presentar solamente con el valor mensual de cada uno de los servicios requeridos, y el total corresponde a la sumatoria de los valores mensuales por la cantidad de los servicios.
Agradecemos se aclare si es correcta nuestra apreciación…”.
Respuesta a la observación 2:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar aclara que el Anexo 4 "Formulario de Oferta Económica", se debe presentar por el valor mensual, tal como se encuentra establecido.
14. Observación presentada por el Sr. Fabio Amado Ayala, el día 6 de julio de 2017, en la página web de la entidad a través de requerimiento 02.429.836, así:
Observación 1:
“…Respecto del criterio de evaluación: 02. Método de supervisión y control del servicio para garantizar el cumplimiento de las obligaciones-150 puntos, que establece:
"2. Método de supervisión y control del servicio para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del prestador del servicio a través de las cantidades de revistas realizadas por el supervisor a los puestos de vigilancia en el día y la noche en cada Unidad de negocio (Oficinas centrales – FAGECOR – FEXAR- FASAB). Para lo anterior, el representante legal deberá certificar por escrito y debidamente firmado, las cantidades de revistas a realizar. El oferente que ofrezca más cantidades de revistas, Obtendrá Ciento cincuenta (150 Puntos)."
Solicitamos de manera respetuosa establecer una cantidad máxima para este ofrecimiento, a fin de no inducir a una condición de extensión ilimitada que ni siquiera se pueda cumplir al momento de ejecutar y que solo se haga con el fin de ser adjudicatario, es decir, lo que buscamos es que los ofrecimientos se realizan acorde con la necesidad de la Entidad y de manera clara que evite interpretaciones y ofrecimientos exagerados (por ejemplo 1.000 revistas)…”.
Respuesta a la observación 1:
De la manera más respetuosa, la Industria Militar aclara que se debe diferenciar entre el plazo de ejecución y el plazo de duración del contrato.
El plazo de ejecución dentro de un contrato equivale al periodo en el cual el contratista debe cumplir con el objeto contractual el cual inicia cuando las garantías hayan sido aprobadas, se ha realizado el correspondiente registro presupuestal, (Numeral 88.2 del manual de contratación de la Entidad), y en este caso una vez se suscriba el acta de inicio, mientras que el plazo de duración del contrato se cuenta desde el día de su perfeccionamiento y cubre el tiempo que estipulen las partes, este término debe ser mayor al de ejecución antes del vencimiento, permitiéndole a las partes modificar el tiempo de ejecución, modificar las estipulaciones contractuales que se requieran para el cumplimiento de objeto contractual, y que el supervisor del contrato verifique y solicite reportes de no conformidad los cuales deben ser atendidos por el contratista en dicho lapso, dichas modificaciones no son posibles una vez se termine el plazo de duración del contrato.
El plazo de liquidación del contrato tiene como objetivo principal, que las partes definan sus cuentas, que decidan en qué estado queda después de cumplida la ejecución de aquél; que allí se decidan todas las reclamaciones a que ha dado lugar la ejecución del contrato, y por esa razón es ese el momento en que se pueden formular las reclamaciones que se consideren pertinentes. La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, por ende no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese momento.
Teniendo en cuenta la explicación anterior, para el caso en particular, se mantiene incólume es decir de diez (10) meses contados desde el día 01 de octubre de 2017 hasta el 31 de Julio de 2018, previa firma de acta de inicio y legalización del contrato
Se aclara el plazo de duración en ONCE (11) MESES, contados a partir de la firma del contrato.
El plazo de liquidación será de cuatro (4) meses siguientes al vencimiento de su duración.
Atentamente,
Coronel (RA) NESTOR RAÚL ESPITIA RIBERO
Gerente General (E)
Firma:
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Elaboró: Jorge Eliécer Vega Cabrera
| Revisó: Bibiana Díaz Palacios
| VºBº: José Wilson Orjuela Avilán
| VºBº: Jacqueline Mora Ardila
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Cargo: Profesional Universitario -DA
| Cargo: Profesional Universitario -DA
| Cargo: Jefe División de Adquisiciones
| Cargo: Subgerente Administrativa
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Documento de referencia: 01.940.133 - RESPUESTA No. 1 OBSERVACIONES IPO 092/2017 PROYECTO 6807/2017 SERV. VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA A MERCANCIAS EN LA INDUSTRIA MILITAR.
01.940.281 - RESPUESTA # 2 OBSERVACIONES IPO 092/2017 PROYECTO 6807/2017 SERV. VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA A MERCANCIAS EN LA INDUSTRIA MILITAR.
01.940.773 - RESPUESTA # 3 OBSERVACIONES IPO 092/2017 PROYECTO 6807/2017 SERV. VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA A MERCANCIAS EN LA INDUSTRIA MILITAR.
01.940.162 Respuesta observación IPO 092/2017 proyecto 6807 - OJ-GC.
DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO EN FÍSICO.
Calle 44 Nº 54 – 11 CAN Fax: 2224889 - 2225786. PBX: 2207800 E-mail: indumil@indumil.gov.co. Página 2 de 16